Reimbursement procedure
- Reimbursement prodecure for participants from abroad
- Reguli de decontare a cheltuielilor de transport pe teritoriul Romaniei
REIMBURSEMENT INFORMATION FOR PARTICIPANTS
International Conference “Changing migration policies: national perspectives and supra-national strategies”
10 – 11 November 2016, Bucharest, Romania
CONDITIONS:
Travel grants (up to a maximum reasonable amount of CHF 350 per participant) will be awarded as reimbursement of travel expenses. Funds may be used for transportation to and from the conference. As a matter of courtesy, the recipients are expected to attend the conference sessions both days.
For the participants travelling from outside Europe who will present their papers in the conference panels, the organizers may, depending on the available funds, increase the travel grant value. That will be assessed and announced on a case by case basis.
Costs incurred, up to the amount granted, will be reimbursed upon provision of payment documents.
PLEASE READ THE FOLLOWING INFORMATION CAREFULLY:
- There will be no advance payments for the travel grants.
- The travel grant cannot exceed your actual travel costs, and will be transferred to your bank account at the end of the conference after we receive all the travel documents requested
- We will only reimburse economy class air-flight tickets. For railway tickets second class fare will normally be reimbursed, except for journeys longer than 300 km, in which case first class fare can be reimbursed. For travel by bus from your place of residence to the airport, standard fare will be reimbursed.
- The compulsory documents to be provided in order for us to reimburse your travel costs are:
- Copy of your passport or ID card
- Your travel ticket
- Your original boarding passes, in case the check-in was not done online. For online check-in, you will provide the electronic boarding pass via e-mail.
- Travel agency invoice or, failing that, written confirmation of the electronic reservation, specifying the amount paid, and proof of payment for the ticket (bank statement or receipt).
- A duly filled in & signed reimbursement form that will be posted on the conference website http://conference3.cdcdi.ro/ (we recommend you to fill it in & send it to us prior to your arrival)/or provided to you at the conference reception, where you have to mention the following information for the bank transfer (please make sure that the information is correct!):
- Beneficiary information:
- full name
- personal bank account no.
- account currency
- address
- country
- Beneficiary bank:
- bank name
- country
- city
- SWIFT code
- bank address
IMPORTANT!
- Please note that the organizers will not reimburse travel costs that are already covered or committed for payment by other institutions.
- Upon returning from conference, please do not forget to submit your documents for reimbursement by 28 November 2016 (in the case you have documents which have not been handled to the organizers).
- If your payment documents are not complete, we cannot reimburse you the travel costs!
Reguli privind decontarea cheltuielilor de transport intern
(pe teritoriul României)
pentru participanții la Conferința Internațională “Changing migration policies: national perspectives and supra-national strategies”
București, 10 – 11 noiembrie 2016
DECONTAREA TRANSPORTULUI se va efectua în perioada 10 – 11 noiembrie 2016, pentru participanții la eveniment, la Biroul de Înregistrări al Conferinței.
Pentru decont trebuie să prezentați următoarele documente:
- Tren/Autocar: decontarea biletelor de tren se face după tariful clasei a II-a, pe distanţe de până la 300 km, şi după tariful clasei I, pe distanţe mai mari de 300 km.
Documentele justificative obligatorii sunt:
- Biletul de tren/autocar – dus în original;
- Biletul de tren/autocar – intors, în original – se va trimite ulterior prin poștă.
Datele de plecare-sosire mentionate pe biletele de tren / autocar trebuie să fie în perioada deplasării.
- Avion: După tariful clasei Economic. Avionul se decontează pentru o distanță mai mare de 800 km dus-întors.
Documentele justificative obligatorii sunt:
- Factura în original;
- Dovada efectuarii plății (extras de cont și/sau ordin de plată sau chitanță)
- Biletul de avion
- Tichetul de imbarcare dus
- Tichetul de imbarcare intors – se va trimite ulterior prin posta (pentru check-in online, tichetele de îmbarcare vor fi trimise prin e-mail).
Biletele de avion trebuie să fie emise în perioada conferinței (datele de plecare și sosire).
Pentru achiziționarea biletelor de avion este necesară aprobarea prealabila a responsabilului financiar al ARPS. În acest sens, se va transmite prin e-mail rezervarea efectuată. Vă recomandăm să achiziționați biletele de avion numai dupa aprobarea responsabilului financiar.
- Mijloace de transport auto: Se decontează costul real al combustibilului, în baza bonului fiscal în original (din perioada deplasării), care atestă achiziționarea de combustibil, în limitele unui consum maxim de 7,5 litri / 100 km.
Calculul kilometrilor pentru rute se va face prin raportare la site-ul www.viamichelin.com. Prețul carburantului luat în calcul este cel de pe bonul fiscal de combustibil.
Documentele justificative obligatorii sunt:
- Bonul fiscal în original, care trebuie:
- Să aibă înscris codul fiscal: 13684229. Acest lucru se solicită la momentul emiterii bonului fiscal de către unitatea la care ați alimentat autoturismul cu combustibil;
- Să aibă menționat numărul maşinii cu care aţi efectuat deplasarea;
- Să fie emis în perioada deplasării (alimentarea trebuie efectuată în perioada deplasării).
- Copie după certificatul de înmatriculare (autoturism propriu / autoturismul instituției care vă deleagă);
- Copie după certificatul de căsătorie, în cazul în care persoana care utilizează autoturismul este soțul/soția proprietarului înscris în certificatul de înmatriculare;
- Foaie de parcurs în original, completată, semnată și ștampilată de directorul instituției care deleagă persoana (dacă transportul s-a efectuat cu autoturismul instituției/organizației).
Pe lângă documentele aferente transportului, vă rugăm să mai transmiteți:
- Copie a cărții de identitate, conform cu originalul, semnată.
- Codul dumneavoastră IBAN, banca și sucursala la care este deschis contul.
- Ordinul de deplasare – în original și Cererea de rambursare a costurilor aferente deplasării la eveniment – în original (formular furnizat de ARPS), numai în cazul în care participați la eveniment în calitate de delegat al unei instituții și costurile urmează să fie achitate în contul instituției care v-a delegat. În condițiile în care deplasarea se face cu autoturismul personal, dar veniți din partea unei instituții/organizații, pe ordinul de deplasare este nevoie de aprobarea scrisă a directorului general, cu menționarea numărului de înmatriculare a mașinii cu care se efectuează deplasarea.
- Formularul de decont (se găsește la Biroul de Înregistrări) se completează și semnează de fiecare participant.
Plata decontului se va face EXCLUSIV în contul bancar al participantului / instituției care v-a delegat după predarea la Biroul de Înregistrări – care va fi situat lângă sala de conferințe - a documentelor justificative menționate mai sus.
Costurile aferente deplasării vor fi decontate de organizator (ARPS) în cadrul Proiectului “Dezvoltarea unei reţele de organizaţii active în domeniul migraţiei (EMINET)” - Programul de Cooperare Elvetiano-Roman – Schema de Grant pentru ONG-uri - Cererea de propuneri de proiecte 2015.
Pentru persoanele care nu au posibilitatea să predea toate documentele în ziua desfăşurării evenimentului, trimiterea acestora se va face în cel mult 10 zile lucrătoare de la încheierea evenimentului (împreună cu Formularul de decont întocmit de participant și / sau Cererea de rambursare a costurilor aferente deplasării la eveniment întocmită de instițutia care v-a delegat) la următoarea adresă, în atenția doamnei Andra Aprodu:
ASOCIAȚIA ROMÂNA PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII
București, sector 2, Str.Comănița nr. 9, Cod poștal 020557
Tel: 0742.134.514
E-mail: andra.aprodu@arps.ro
NOTĂ: Pentru participanţii din București, decontarea cheltuielilor de transport nu este eligibilă.